Tout le monde n’a pas la chance d’avoir un coffre-fort caché derrière un tableau de maître dans son salon. Par contre, tout le monde peut bénéficier de la sécurité du coffre-fort numérique pour la conservation des documents importants. Le coffre-fort électronique, c’est aussi bien d’autres avantages que la sécurité. Réception des relevés bancaires ou des factures directement dans son coffre ; rangement optimisé de ses documents ; disponibilité 24h/24 et 7j/7 ; …
Ses documents importants sous haute surveillance…
Un coffre-fort électronique doit répondre à plusieurs règles en terme de sécurité. Pour pouvoir recevoir en toute quiétude ses factures de téléphone ou ses relevés bancaires dans cet espace, le prestataire doit avoir plusieurs agréments. Par exemple, le prestataire doit être conforme à la norme NF Z 42-013, qui assure la conservation des documents et leur intégrité. Cette norme est devenue internationale (ISO). D’autres labels existent comme le FNTC-TA (Fédération National des Tiers de Confiance) qui se consacre aux services de tiers archiveurs. Un bon service de coffre-fort électronique doit afficher sa conformité avec les normes de sécurité concernant la conservation des documents électroniques.
La réception de documents directement dans son coffre-fort !
Le principe du coffre-fort numérique est bien sûr la conservation des documents qui ont besoin d’un cadre de sécurité très fort. Mais il permet aussi de recevoir directement ses relevés, factures ou bulletin de paie dans son espace personnel. De plus en plus de prestataires de service offre la possibilité d’échanger par voie électronique. Avec le coffre-fort numérique, il est maintenant possible de centraliser tous ses documents numériques dans un seul et même endroit. Le coffre-fort numérique garantit, de plus, la sauvegarde de ces documents pendant au moins les délais légaux de conservation des documents (les délais sont différents selon la nature du document à conserver).
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